پروپوزال

شما اینجایید چون لازم دیده‌اید یک RFP یا “درخواست پروپوزال” مناسب برای طراحی یا طراحی مجدد وب‌سایت خود بنویسید. RFP چیزیست که شرکت‌های طراحی وب‌سایت استفاده می‌کنند تا برای نیاز شما پروپوزال تهیه کنند. به همین دلیل اینجا نکات مهم تهیه یک RFP برای طراحی وب‌سایت را با هم مرور می‌کنیم تا به یک درخواست پروپوزال ایده‌آل نزدیک بشویم. هرچه RFP شما بهتر باشد، پروپوزال ارایه شده به شما دقیق‌تر خواهد بود.

یک RFP خوب منجر به چه چیزی می‌شود؟

زمانی که شما نیاز به یک وب‌سایت دارید اولین کاری که انجام می‌دهید جمع‌ آوری اطلاعات برای درخواست پروپوزال طراحی آن وب‌سایت است. این درخواست را جهت بررسی به شرکت‌های طراحی وب‌سایت ارسال می‌کنید. پس از بررسی RFP شما توسط شرکت‌های طراحی وب‌سایت، پروپوزالی که در برگیرنده حوزه فعالیت‌های پروژه، زمان‌بندی‌ و هزینه برای وب‌سایت شما است را در اختیارتان قرار می‌دهند.

اصولا پس از ارسال پروپوزال یک مصاحبه تلفنی کوتاه جهت پرسش و پاسخ و اطلاعات بیشتر انجام می‌گیرد. به RFP خود به صورت یک تصور (برداشت) اولیه برای طراح وب‌سایت خود، فکر کنید. هر چه قوی‌تر باشد، همکاری بهتری صورت خواهد گرفت. یک RFP عالی، گویا و دقیق است و مستقیما به اصل موضوع اشاره دارد. برای یک RFP خوب شما نیازی نیست به موضوعات فنی سایت تسلط داشته باشید. اگر شما می‌دانید که به چه ماژول‌هایی در وب‌سایت نیاز دارید، بنویسید ولی اگر نمی‌دانید، مهم نیست. شما نیازی نیست جواب همه سوال‌ها را بدانید. به همین دلیل است که برای اینکار از یک شرکت متخصص کمک می‌گیرید، پس کار را به حرفه‌ای‌ها بسپارید تا برای شما انجامش بدهند.

یک قانون بگذاریم

RFPها نباید حوصله سر بر باشند. این کسب و کار شما است که داریم درباره‌اش صحبت می‌کنیم، پس اجازه دهید که سرگرم کننده باشد. ما نکاتی درباره RFP می‌دانیم که در این مقاله آن‌ها را برای شما بازگو می‌کنیم. از دستورالعمل‌های ما بهره ببرید تا RFP خوبی تهیه کنید. ما برای آینده کسب و کار شما ایده تولید می‌کنیم، پس هیجان‌ زده باشید.



۱. خلاصه

پروپوزال

اولین چیزی که باید با آن شروع کنید خلاصه پروژه شماست. این یعنی باید یک معرفی از شرکت شما باشد و دلیل ارائه RFP شما را مشخص کند. معلوم کنید از شرکت طراح وب‌سایت خود چه می‌خواهید و اگر در حال حاضر وب‌سایت دارید، مشکلات وب‌سایت فعلی (برای شما یا کاربران سایت) را ذکر کنید.

یک مثال ساده:

اسم شرکت ما توسعه تجارت ژیان است. ما نرم‌افزارها را برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ بروز می‌کنیم. ما بدنبال اصلاح وب‌سایت خود هستیم. کاربران ما به ما گزارش می‌دهند که نمی‌توانند موضوعات مورد نظر را در سایت ما پیدا کنند و طراحی آن قدیمی است.

نتیجه خلاصه بالا: بخش مهمی از درخواست پروپوزال مشخص شد. به خواننده توضیح دادید که هستید و دلیل ارسال RFP چیست.


۲. پیشینه و گذشته شرکت

پروپوزال

ارائه یک تاریخچه مختصر از سازمان شما (تاکید ویژه بر مختصر بودن آن)، به طراح خود بگویید چه کسی هستید، در چه صنعت‌هایی فعالیت دارید و مخاطبان و مشتریان معمول خودتان را شرح بدهید. اینکه چه کسی هستید بسیار مهم است. آیا شما یک شرکت جا افتاده قدیمی هستید یا یک استارت‌آپ رو به رشد؟ نکته مهم این‌ است که مشتریان بالقوه شما بدانند شما که هستید و دلیل بوجود آمدنتان چیست.


۳. اهداف اصلی

پروپوزال

بهترین RFPها منحصر به فرد هستند. بر روی چیزی که قرار است وب‌سایت شما در نهایت انجام دهد، تمرکز کنید. سعی کنید در یک یا دو خط خلاصه کنید و سپس توضیحش دهید. اگر در حال حاضر وب‌سایتی دارید، مشکلاتی که خود و کاربران وب‌سایت با آن‌ها روبرو هستند را دقیق ذکر کنید. بهترین نقطه برای شروع توضیح مشکلات وب‌سایت است.

نکته مهم: فکر کنید وب‌سایت جدید شما یک کاتالیزور برای فعالیت شما می‌باشد. در مورد دست‌ آوردهایی که وب‌سایت باید انجام دهد توضیح دهید و به طراح وب‌سایت خود توضیح دهید چرا وب‌سایت قدیمی شما توانایی این کار را نداشته است.


۴. گستردگی پروژه

پروپوزال

در این قسمت RFP، شما باید به سرویس‌های خاصی که دنبال آن هستید بپردازید. در توسعه تجارت ژیان، پروژه‌های ما ابعاد متفاوتی دارند. بعضی از شرکت‌ها تنها یک وب‌سایت می‌خواهند در صورتی که شرکت‌های دیگر شاید تولیدات تصویری و برندینگ نیز طلب کنند. همانطور که خواسته پروژه فرق می‌کند، تحویل پروژه‌ها نیز فرق دارند. در زیر به چند مثال که می‌توانید از ما بخواهید اشاره کرده‌ایم.

  • مدیریت پروژه
  • برنامه‌ ریزی جهت UX/UI
  • طراحی گرافیک
  • توسعه فرانت اِند (Frontend Development)
  • توسعه بَک اِند (Backend Development)
  • بهینه سازی موتورهای جستجو (SEO)
  • استراتژی محتوا سایت
  • جابجا کردن محتوا
  • ایجاد محتوا
  • طراحی لوگو
  • بازاریابی
  • تولیدات ویدئویی
  • عکاسی

۵. نقشه سایت

پروپوزال

نحوه چیده شدن صفحات وب‌سایت شما بر روی اینکه کاربران چگونه به چیزی که می‌خواهند ‌برسند، تاثیر می‌گذارد. نقشه سایت شما فهرستی از مطالب موجود در وب‌سایت شماست. صفحاتی که می‌خواهید بر روی منوی اصلی شما قرار بگیرند را لیست کنید و فکر کنید که کاربر چگونه در وب‌سایت به موضوعی که می‌خواهد باید هدایت شود. کاربران شما باید بتوانند سریع و به سادگی به اطلاعاتی که نیاز دارند هدایت شوند. اگر نتوانند، وب‌سایت شما را ترک می‌کنند. تجربه کاربر یا User Experience (UX) نقش اساسی در تاثیرگذاری وب‌سایت شما دارد.

تخمین زدن صفحاتی که فکر می‌کنید وب‌سایت شما به آن‌ها نیاز دارد شروع خوبی است، مانند: درباره ما، خدمات، تماس با ما و … . اگر مطمئن نیستید که به چه صفحاتی نیاز دارید، نگران نباشید و اجازه بدهید ما این بخش را برای شما انجام دهیم.


۶. زمان بندی پروژه

در بخش زمان‌بندی RFP، باید جواب این سوال داده شود که پروژه شما کی باید آماده و قابل استفاده باشد. اگر تاریخ دقیقی از زمان رونمایی از وب‌سایت و برنامه برندینگ خود در اختیار دارید، در این قسمت باید اعلام کنید. هر مرحله مهم در پروژه‌تان باید ذکر شود، مثل رونمایی از محصول جدید یا کمپین تبلیغاتی که پیش رو دارید.

نکته مهم: در نگارش مراحل زمانی و تعیین مهلت، واقع بینانه عمل کنید. طراحی و توسعه دادن وب‌سایت، امری زمانبر است.


۷. الزامات کاربردی / فنی

این بخش از RFP، دارای بیشترین جزییات فنی است. تمام موارد فنی که در وب‌سایت شما نیاز است از جمله: پردازش درگاه پرداخت، دسترسی کاربر به سیستم، سطح دسترسی کاربران، رتبه‌ بندی و … را لیست کنید. البته نیازی نیست که همه جواب‌ها را داشته باشید ولی موضوعاتی که می‌دانید را حتما درج کنید.

  • آیا محصولاتی را می‌فروشید؟
  • اگر اینطور است، چه پلتفرم فروش اینترنتی را ترجیح می‌دهید؟ 
  • آیا برای مدیریت محتوای وب‌سایت ایده‌ای در ذهن دارید، وردپرس یا دروپال؟

اگر بخواهید از یک سرویس بازاریابی ایمیل (مثل MailChimp) استفاده کنید، مطمئن شوید که در این بخش نوشته شود. اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید، نگران نباشید، شرکت طراح وب‌سایت شما این کار را انجام می‌دهد. اگر قرار است اطلاعات وب‌سایت شما از یک محل دیگر دریافت و یک‌ پارچه سازی شوند، به ما توضیح دهید چگونه این انتقال باید صورت بگیرد و این اطلاعات از کجا می‌آیند. اگر قرار است از API استفاده شود آیا مجوزی برای آن دارید؟ هر چه بهتر به این سوالات پاسخ دهید، زمان صرف شده جهت رسیدن به جمع بندی کلی برای طراحی وب‌سایت را کمتر می‌کنید.


۸. بودجه

درخواست پروپوزال شما باید شامل بخش بودجه بندی نیز باشد. تعیین نکردن بودجه برای یک پروژه تقریبا شبیه این است که شما بخواهید خانه‌ای بخرید بدون اینکه به مشاور املاک خود بگویید که توانایی چه میزان هزینه را دارید. اگر بخواهید یک خانه بخرید و بودجه شما ۱ میلیارد تومان باشد، مشاور املاک شما می‌‌تواند چندین خانه که با بودجه شما مطابق است و همچنان نیازهای شما را برآورده می‌کند پیدا کرده و به شما ارائه کند.

با تعریف بودجه خود به طراح این امکان را می‌دهید که بهترین راه حل را بر اساس ابعاد پروژه، اهداف و غیره پیدا کند. اگر باز هم موضوع خرید خانه را بسط دهیم، شما می‌توانید خانه‌ای به قیمت ۱ میلیارد تومان خریداری کنید یا خانه‌ای به ارزش ۲۰ میلیارد تومان بخرید. چیزی که در ازای پرداختی شما در اختیارتان قرار می‌گیرد در این ۲ حالت بسیار متفاوت خواهد بود.

اگر لازم است، دامنه‌ای برای وب‌سایت تعیین کنید. اگر دنبال خدمات اضافی از قبیل نگه‌داری و پشتیبانی دائم یا SEO هستید بودجه‌ای جداگانه‌ برایشان در نظر بگیرید. تخمین زدن بودجه به شما این مزیت را می‌دهد که بسنجید فروشنده‌های مختلف چه قابلیت‌ها و امکاناتی را با توجه به بودجه‌تان به شما تحویل می‌دهند.

به وب‌سایت خود به صورت یک سرمایه‌ گذاری نگاه کنید. هر آژانس معتبر در مورد چگونگی بهره‌ برداری بهتر از بودجه تعیین شده به شما مشاوره می‌دهد. با استفاده از اهداف و فعالیت‌های گفته شده، بیشترین سود از این سرمایه گذاری را نصیب خود کنید.


۹. معیار انتخاب

در این‌ بخش باید معیارهایی که هنگام انتخاب طراح خود در نظر می‌گیرید را بنویسید. مواردی که در اینجا باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از: تخصص آژانس، قابلیت‌ها، نمونه کارها، پروژه‌های مربوطه، خدمات و غیره.

یک طراح ممکن است تخصص بیشتری در یک بُعد کار نسبت به دیگری داشته باشد. در مورد آنچه معیار تصمیم گیری شماست بنویسید تا طراح بتواند در مورد اینکه آیا آن‌ها آژانس مناسبی برای شما هستند یا نه، توضیح دهد.

حالا چی؟

همین بود. ما شما را به نوشتن یک  درخواست پروپوزال عالی مجهز کردیم. فقط یادتان باشد که آن‌ را مختصر، صادقانه و سرگرم کننده بنویسید.